• No existe una única o mejor forma de organizar, lo que funcione dependerá de cada situación.

Evitar errores al organizar mediante la planeación

• Para una buena organización es necesario establecer objetivos y una planeación ordenada.

Planificación de la organización ideal

• La base de la planeación es encontrar una organización ideal que refleje las metas de la empresa.

• La forma final establecida casi nunca será estática.

• La estructuda de una organización debe hacerse a medida.

  • Los principios organizacionales son generales, pero al implementarse debe considerarse las necesidades de la empresa.

Modificación de acuerdo con el factor humano

• Si el personal disponible no se ajusta a la estructura ideal y no se le puede hacer a un lado, se debe modificar la estructura para ajustarla a las capacidades.

• Primero se modifica alrededor de las metas, y luego sobre el factor humano

Ventajas de la planificación organizacional

• Planificar la estructura de la organización ayuda a determinar las necesidades futuras de personal y los programas de capacitación requeridos.

Evitar la inflexibilidad organizacional

• Una ventaja básica de planear la organización es evitar la inflexibilidad organizacional.

  • Nunca se debe perder la capacidad de adaptarse a un ambiente cambiante y hacer frente a nuevas contingencias.

• Evitar la inflexibilidad mediante la reorganización

  • Aun cuando la reorganización pretende responder a los cambios en el entorno de la empresa, puede haber otros motivos imperiosos para ello.

La necesidad de reajuste y cambio

• Hay cierta necesidad de reajustes moderados y continuos para evitar que la estructura se estanque.

• La construcción de imperios no es tan atractiva cuando los involucrados saben que sus cargos pueden cambiar.

  • Construcción de imperios: el desarrollo de una gran organización para que el gerente parezca más importante.

Comprender las relaciones de autoridad

• Los gerentes deben comprender la naturaleza de las relaciones de autoridad si quieren resolver los problemas entre el personal de línea y el de staff.

  • La relación de línea requiere tomar decisiones, y la del staff asistir y aconsejar.

• Garantizar que la línea escuche al staff

  • Debe alentarse a los gerentes de línea a consultar al personal de staff.

• Mantener informado al personal de staff

  • La crítica principal hacia el staff: dejan de apreciar la complejidad de la tarea de un gerente de línea e ignoran hechos importantes cuando hacen sus recomendaciones.

• Requerir el trabajo completo al personal de staff

  • El personal de staff a menudo ignora que sus recomendaciones deben ser lo suficientemente completas para permitir a un gerente de línea dar una simple respuesta positiva o negativa.

• Hacer del trabajo del personal de staff una forma de vida organizacional

  • El staff debe contribuir a fortalecer la imagen de los gerentes.

  • No debe intentar asumir el crédito de una idea

Evitar conflictos mediante la aclaración

• Una causa importante de los conflictos en las organizaciones es que las personas no comprenden sus funciones y las de sus compañeros de trabajo.

• Organigrama: Indica cómo se vinculan los departamentos a lo largo de las principales líneas de autoridad.

  • Ventajas: muestra a los gerentes y al personal nuevo cuál es su relación con toda la estructura.

  • Desventajas: muestra las relaciones de autoridad formal y omite las muchas relaciones informales y de información significativas.

• Descripción del puesto: Establece la función básica del puesto, las principales áreas de resultados finales de las que el individuo es responsable y las relaciones de reporte que supone.

Garantizar la comprensión de la organización

• Para que la estructura funcione, todos los miembros de una empresa deben comprender su organización, lo que requiere su enseñanza.

Enseñar la naturaleza de la organización

• Muchos planes organizacionales bien concebidos fracasan porque sus miembros no los entienden.

• Un manual organizacional que informe sobre la filosofía, los programas y los organigramas, y que cuente con un perfil de descripciones de los puestos ayuda mucho a comprender la organización.

Reconocer la importancia de la organización informal y la red de relaciones internas

• Otra forma de lograr efectividad es identificar y aprovechar a plenitud la organización informal.

• La red natural de comunicación

  • Surge cuando los miembros de una organización informal se conocen lo suficiente para intercambiar información, en ocasiones sólo rumores sobre la empresa.

  • También conocida como radio pasillo.

• Beneficios de la organización informal

  • Da cierta cohesión a la organización formal

  • Da un sentido de pertenencia y estatus

• Muchos gerentes utilizan conscientemente las organizaciones informales como canales de comunicación

Promover una cultura organizacional apropiada

• La cultura de una organización también influye en su efectividad.

• Cultura organizacional vs práctica administrativa

Definir la cultura de la organización

• Cultura organizacional: Modelo general de comportamiento; creencias y valores compartidos entre los miembros de la organización.

La influencia del líder en la cultura de la organización

• Valor: Creencia relativamente permanente sobre lo que es o no apropiado, que orienta las acciones y el comportamiento de los empleados en el cumplimiento de las metas de la organización.

Resumen

• Organizar supone el desarrollo de una estructura intencional de funciones para el desempeño efectivo. Muchos errores organizacionales pueden evitarse si primero se planea la organización apropiada para alcanzar las metas y luego se modifica con base en el factor humano u otros situacionales. La planeación de la organización identifica las necesidades de personal y ayuda a superarlas con la dotación del mismo, también revela la duplicación de esfuerzos y de autoridad, así como las líneas de comunicación poco claras y las formas obsoletas de hacer las cosas. Una organización efectiva se conserva flexible y se ajusta a los cambios del ambiente.

• Para que el trabajo del personal de staff sea efectivo es importante aclarar las relaciones de autoridad, obligar a que el personal de línea escuche al de staff y mantener a este último informado; además, la efectividad demanda que el personal de staff prepare recomendaciones completas y que la utilización de éstas se convierta en una forma de vida organizacional.

• El conflicto organizacional puede reducirse mediante los organigramas y las descripciones de puestos. La organización mejora si se enseña su naturaleza y se identifica la organización informal y la red natural de relaciones. Además, las empresas efectivas desarrollan y nutren una cultura organizacional apropiada.